Todo aquel que ha formado parte del consejo de dirección de una empresa o, incluso, de alguna entidad pública, sabe de primera mano lo tediosas que pueden llegar a ser las juntas directivas y las reuniones en general. Ya se deba al déficit de participación (siempre hablan los mismos) o al exceso de convocatorias (hay demasiadas reuniones), estas citas no resultan siempre tan productivas como sería deseable. Sin embargo, las juntas directivas no tienen por qué desarrollarse de este modo. Seguidamente, te proponemos diferentes medidas para que ganen en dinamismo y amenidad.

Obsesión por la puntualidad

Uno de los males más enquistados en las reuniones corporativas es la falta de puntualidad a la hora de empezar y concluir las juntas. Bien sea porque falta algún directivo o porque alguien se ha ausentado durante la reunión, estas se demoran y prolongan excesivamente. Hay que ser más estrictos en la cuestión horaria.

Ajustar el número de asistentes

Una junta directiva en la que participan treinta personas no puede considerarse tal sino más bien un seminario o una conferencia. Para que el encuentro dé de sí lo que se espera de él, el número de asistentes debe ajustarse al máximo. Posteriormente, podrá comunicarse al resto de la plantilla los asuntos abordados en la reunión.

¿Tiene sentido esta reunión?

Por evidente que parezca la respuesta, no todas las juntas directivas que se convocan están plenamente justificadas. Es preferible que la dirección de la empresa dilate la convocatoria de una reunión para tener más asuntos (y más importantes) que tratar. En caso contrario, las juntas pueden reemplazarse por un par de llamadas y el envío de un correo electrónico.

Llevar los deberes hechos

Cuando, en el curso de una reunión, el contable empieza a realizar una serie de cálculos para ofrecer los datos a los asistentes, estos contemplan resignados como dicho profesional no ha hecho su trabajo a tiempo. Para agilizar las juntas, todos los participantes deben acudir a la misma con sus obligaciones previas debidamente cumplidas. De este modo, las reuniones servirán para su verdadero cometido: debatir y decidir sobre asuntos relevantes para la empresa.

¿Para qué extenderse más?

No sería la primera vez que, cuando se han abordado todos los asuntos a tratar en una reunión antes de lo previsto, alguien empieza a abrir nuevos temas de debate. Si la junta se había convocado con una determinada finalidad y esta ya ha sido atendida, ¿qué interés tiene hablar sobre otras cuestiones de manera superficial e improvisada? Sin duda, resulta más conveniente dar por concluida la sesión y dejar los temas secundarios para otros foros.

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